 Kedves Felhasználóink!
Elemeztük ügyfélszolgálatunk elmúlt egy évi telefonos forgalmát, kíváncsiak voltunk, hogyan alakul egy-egy időszakban az Önök által kezdeményezett hívások száma, mikor érnek el bennünket a legnehezebben, mikor a legkönnyebben, és megpróbáltuk megkeresni ennek a jelenségnek az okait.
Az adatok igazolták előzetes sejtéseinket - amit talán Önök is tapasztaltak -, hogy a hónapok első napjaiban a legnehezebben elérhető ügyfélszolgálatunk, akkor van "telt ház" nálunk.
Ennek pedig az a legfőbb oka, hogy minden hónap első 7 naptári napján (ami általában az 1-5. munkanapot jelenti) van lehetőség a havi jelentések elküldésére az OEP-hez - és ez sajnos, eddig nem minden esetben zajlott zökkenőmentesen. Általános jelenség Felhasználóink körében, hogy a jelentési időszak első napján a legkevésbé sikeresen elvégezhető ez a feladat - talán éppen azért, mert a legtöbb praxisban ezen a napon próbálják meg feltölteni a jelentéseket. Ráadásul március 1-től csak és kizárólag elektronikus úton lehet ezt megtenni, e hónaptól kezdődően ugyanis kötelező az internetes jelentés. Úgy tűnik azonban, időnként ez a mennyiség olyan (túl)terhelést jelentett eddig az OEP szerverének, amire nem mindig volt kapacitása, vagy egyéb problémák merültek fel, mert szinte minden második hónap elején értesítést kaptunk arról, hogy az OEP-szerver hibájának elhárítása folyamatban van... Reméljük, az elmúlt 1 esztendőben sikerült kiküszöbölni ezeket a problémákat, és mostantól üzemszerűen, gond nélkül lehet majd feltölteni a jelentéseket.
A beszélő számok pedig: a hónapok első 5 munkanapján (az egyszerűség kedvéért tekintsük ezt egy hétnek) átlagosan 343 hívás érkezett Önöktől, amit fogadni tudtunk, míg a hónapok többi napján, szintén heti időtartammal számolva 224. Ez azt jelenti, hogy a jelentési időszakokban általában másfélszer annyi hívás érkezett be Önöktől, mint egyébként.
Az is kitűnik az adatokból, hogy egy-egy új, az orvosi adminisztrációt érintő egészségügyi rendelet hatályba lépésekor ugrásszerűen megnő a hívások száma, pl. míg 2011. májusának első 5 munkanapján 286 hívás érkezett, addig 2011. októberének azonos időszakában 435 - ekkor kezdődött az influenza szezon, az előző évihez képest némileg módosított útmutatás alapján. (A következő ilyen változás, hogy 2012. április 1-től bizonyos ATC csoportokba tartozó gyógyszereket az orvos kizárólag nemzetközi szabadnéven rendelheti, azaz a koleszterinszint-csökkentő gyógyszerek vényein kizárólag a készítmény hatóanyagát szabad feltüntetni.)
Ahogyan azt már korábban is ígértük, megpróbáltunk olyan megoldásokat keresni erre a problémára, ami segíti az Önök munkáját ebben a témában is. Ezek olyan lehetőségek, amelyek használatával elkerülhetővé válik a többszöri próbálkozás vagy a hosszas várakozás az ügyfélszolgálatunkkal való kapcsolatfelvételkor, így időt és pénzt takaríthat meg és fordíthat egyéb célokra. Már eddig is minden újításról, módosításról, ami a szoftvereinkben történik, részletes tájékoztatást adtunk a verziófrissítéssel kiküldött kísérőlevelekben, illetve az ún. Mi az új? funkciókban, ahol lépésről-lépésre navigáljuk el Felhasználóinkat az újdonságok elsajátításában. (Így a 2012. március 30-án publikálandó frissítéseinkben a fent említett rendeletváltozás miatti teendőket - ha lesznek - is részletesen leírjuk Önöknek.)
Az új profixos támogatásnak egyik része az a naptár, amelyben igyekeztük megjelölni azokat a fontos időpontokat, amelyek az OEP felé történő kötelezettségek teljesítésére adnak lehetőséget, valamint jelzik ügyfélszolgálatunk általános leterheltségét. Reméljük, ez is segít abban Önöknek, hogy kiválasszák a legjobb időpontot a jelentések feltöltéséhez. A naptárban piros háttérszínnel jelöltük azokat a napokat, amikor valószínűleg a legnehezebben elérhető ügyfélszolgálatunk, zölddel a legkevésbé terhelt napokat, sárgával pedig a köztes állapotot.
Elérhető az a tájékoztatónk is, ami az OEP-es felületen történő regisztrációban segít. További segítséget az OEP területileg illetékes szerveitől kaphatnak hozzá:
http://site.oep.hu/ejelentes/szakma.html.
Természetesen, nagy segítség lehet az OEP által összeállított letölthető kézikönyv is, mely minden információt tartalmaz a weboldal hozzáférési, alkalmazási feltételeiről, használati módjairól: http://site.oep.hu/ejelentes_/index.html - Felhasználói Kézikönyv.
Amennyiben a levelezőprogrammal vagy az internetes böngészővel kapcsolatos nehézségeik támadnának, érdemes kikeresni az adott program Súgójából, milyen módszert ajánl, hiszen a szoftver gyártójánál jobban senki sem tud gyorsabb és jobb megoldást.
Egy másik leírásunk a háziorvosi rendszerből történő jelentésfeltöltéskor érkező leggyakoribb hibaüzenetek illetve hibakódok listáját, és azok értelmezését tartalmazza. Azok az üzenetek, amelyek a háziorvosi rendszerből érkeznek, egyértelműen meghatározzák szövegükben a problémát, így mindig javíthatóak is. Az OEP-szerver által küldött hibakódok azonban nem mindig ilyen egyértelműek, ezekhez (illetve a feltöltéshez) készítettünk Önöknek útmutatót.
Kérjük, töltsék le ezeket a dokumentumokat egy olyan helyre, ahol könnyen megtalálják majd, így mindig "egérközelben" lesznek (esetleg nyomtassák ki), így azonnali segítséget kaphatnak belőlük!
Amennyiben ezek mégsem lendítik át Önöket a felmerült problémán, ügyfélszolgálatunk természetesen mindig az Önök rendelkezésére áll, és megpróbál segíteni, tanácsot adni. A hónap elején érdemes a naptárban zöld színnel jelölt napokra időzíteni az ügyfélszolgálat megkeresését, ekkor a legvalószínűbb, hogy gyorsan kapcsolatba tudnak lépni velünk.
Áprilistól kezdődően a megszokott munkarenden túl - amely 8 és 16 óra között zajlik - a jelentéses időszakok 1-3. munkanapján egy, csak e-jelentésekkel foglalkozó kollégánk fogja várni hívásaikat egészen 18:00 óráig ismert telefonszámainkon. Kérjük, hogy ebben az időszakban kizárólag az OEP elektronikus jelentéseivel kapcsolatban keressék őt, egyéb sürgős problémákkal a munkanapokon 16 és 18 óra között eddig is hívható 30/577-2400 mobilszámon ügyeletet tartó kollégánkat hívják!
Végül a már jól ismert telefonszámok, amelyeken munkanapokon elérhetnek bennünket: 62/248-302, 62/534-965, faxot pedig az 1/700-2522 számra küldhetnek.
Szép tavaszi napokat kívánunk: a ProFix munkatársai |
