 Kedves Látogatóink!
Az alábbiakban, illetve a Microsoft weboldalán megtekinthetik a ProFix Kft. által használt Microsoft Windows Small Business Server (2003) Premium Edition rendszermegoldásról szóló beszámolót, melyet ügyvezetőnk, Streicher Zsolt "asszisztálásával" készítettek el.
„Napi 2x3 órányi utazást is megtakarítok a Microsoft SBS 2003 biztonságos távelérési funkciói révén”
Vállalat: PROFIX Computer Számítástechnikai Korlátolt Felelősségű Társaság
Iparági szektor: Szoftverfejlesztés, szoftvertanácsadás
Megoldási terület: Infrastruktúra, csoportmunka támogatás, kommunikáció
Microsoft megoldás: Microsoft Windows Small Business Server (SBS) 2003 Premium Edition (kiszolgálógép) – osztott internet ISA tűzfalszerver védelemmel, Exchange levelezőrendszer és közös naptár, VPN távelérés, Active Directory, SharePoint Services v2 vállalati intranet, Microsoft Windows XP SP2 (munkaállomások), Microsoft Office 2003 (munkaállomásokon), Microsoft Visual FoxPro fejlesztői környezet.
Megoldás áttekintése
Ügyfélprofil
A hódmezővásárhelyi PROFIX Computer Kft. 1990-ben egy helyi háziorvos megkeresése nyomán vágott bele első orvosi szoftvere, a ProDoki fejlesztésébe. A ma már 15 fős létszámú, a tavalyi évben 80 millió forint árbevételt elérő kisvállalkozás mostanra mintegy 1000 rendelőintézetet tudhat megrendelői között. A cég Microsoft Windowson futó, magyar nyelvű háziorvosi, szakorvosi, üzemorvosi programokat fejleszt, de népszerű a menedzserszűrő állomásokon használt szoftvere is. E mellett ügyfélszolgálatot is működtet, amely az orvosoknak segít a számítógépes rendszer használata kapcsán felmerülő problémák megoldásában.
Az üzleti helyzet
A PROFIX Kft. ügyvezető igazgatója egyre többször utazott az országban, ezért fontos volt az is, hogy a cég rendszerébe távolról is be tudjon jelentkezni biztonságos kapcsolaton keresztül. Továbbá meg kívánták oldani az elektronikus levelezést, az internet megosztását az alkalmazottak számára, és a későbbiekben bevezetendő CRM megoldás alá SQL Serverre is igény mutatkozott, ugyanis 2005 elején még sok dolgot papír alapon vezettek, ami 1000 ügyfél esetében már nehézséget okozott. Ezért egy teljes körű információs rendszert (intranet tudásbázist) kívántak kiépíteni. És bár a cég használt egy saját fejlesztésű ügyfélkezelő programot, ezt addigra a folyamatos növekedés miatt kinőtték, lassú volt és funkcionális hiányosságai voltak.
Megoldás
A kft. a Microsoft partnerprogramjához csatlakozva a Microsoft Windows Small Business Server (SBS) 2003 Premium változatához is hozzájutott, amit a cég ügyvezetője saját maga telepített a központi szerverre. Az SBS 2003 segítségével osztották meg az internetet a munkatársak között, ennek segítségével e-maileznek és kezelik közösen a naptárakat. Kihasználják a SharePoint Services v2-es intranet megoldást, amin szinte minden vállalati információ elérhető és a virtuális magánhálózati (VPN) lehetőség révén a cég több munkatársa is be szokott jelentkezni a rendszerre az interneten keresztül a távolból. Hamarosan az SBS csomag részét képező SQL adatbáziskezelő-szervert is használni fogják.
Előnyök
• VPN biztonságos távmunka
• Windows környezet
• Microsoft terméktámogatás, dokumentációk, folyamatos fejlesztés
• Alacsony szoftverköltség
• Egyetlen központi szerver szolgálja ki a vállalatot
• Megosztott internet: költségmegtakarítás
• Megbízható levelezőrendszer
• Vállalati belső tudásbázis: minden információ könnyen megtalálható
• Magyar nyelvű felhasználói felület
• Automatizált archiválás
• Könnyű betanítás és egyszerű
• Hatékonyabb kommunikáció, gyorsabb reagálás az ügyfeleknek
• SQL Server a későbbiekhez
• Fontos eseményekről értesítések mobiltelefonra
Szoftverek és szolgáltatások
• Microsoft SBS 2003 Premium Edition (szerver)
• Microsoft Windows XP SP2 (munkaállomások)
• Microsoft Office 2003 (munkaállomások)
• Microsoft Visual FoxPro fejlesztői környezet
Bevezető
Az orvosi szoftverek fejlesztésével és a rendelőintézetek technikai támogatásával foglalkozó PROFIX Computer Kft. ügyvezető igazgatója a cégénél már bevezetett Microsoft Windows Small Business Server (2003) Premium Edition rendszermegoldást minden olyan vállalatnak ajánlja, ahol már megfogalmazták azt, hogy komolyan veszik az informatikát. „A konkurenseinket viszont szeretném lebeszélni, hogy az SBS 2003-at használják” – tette hozzá tréfásan Streicher Zsolt, aki ezzel arra utalt, hogy a kft. nem kis versenyelőnyre tett szert piactársaihoz képest e termék bevezetésével. A PROFIX Computer dolgozóit egyetlen szerver szolgálja ki, ezen keresztül érik el az internetet és az elektronikus leveleket, valamint az SBS csomagban lévő SharePoint Services v2-re alapozva egy olyan vállalati intranet megoldást is kaptak, ami minden céges információt, dokumentumot is könnyen kereshető módon tartalmaz. A tudásbázisnak köszönhetően az új kollégák betanítása sokkal egyszerűbb lett, az ügyfelek hamarabb kapnak választ a kérdéseikre, a cég vezetője pedig akár győri otthonából is eléri a hódmezővásárhelyi céges rendszert. Streicher Zsoltnak így jóval kevesebbszer kell megtennie a Győr-Hódmezővásárhely útvonalat.
A háttér
Az orvosi szoftverek fejlesztésével és a felhasználók támogatásával foglalkozó hódmezővásárhelyi vállalkozás (www.prodoki.hu) munkatársai 1990-ben egy helyi háziorvos megkeresése nyomán vágtak bele első orvosi szoftverük, a ProDoki kifejlesztésébe. Betéti társaságot alapítottak, és a fejlesztést először csak mellékállásban, szabadidejükben végezték. A cég ekkor, ha nem is vergődött, de nem volt igazán sikeres, öt év alatt mindössze 50 ügyfelet sikerült szerezniük, mivel akkortájt a magyar egészségügyi ellátórendszerben még alig használtak az orvosok és asszisztensek munkáját megkönnyítő számítógépeket – meséli a kezdeti nehézségekről Streicher Zsolt. (Azokban a rendelőkben pedig, ahol mégis volt számítógép, ott sem igazán értettek a leginkább porfogónak használt masinák kezeléséhez.)
Az áttörést 1995 és a Microsoft Windows 95 operációs rendszerének megjelenése hozta el a szoftverfejlesztő csapat számára, akik az országban elsők között készítettek – orvosok segítségével - a forradalmi változást hozó, felhasználóbarát Windows változatra orvosi szoftvert. A fejlesztőknek kedvezett az is, hogy 1996-ban jogszabály tette kötelezővé az egészségügyi intézmények számára a számítógépes jelentéskészítést, így a számítógépektől addig esetleg idegenkedők is lépéskényszerbe kerültek. „A bárki által egyszerűen megtanulható és használható ProDoki Plus családorvosi programunk egy csapásra kivívta felhasználóink elismerését” – emlékszik vissza a sikert megalapozó időszakra a nem sokkal később 1 milliós alaptőkével a PROFIX Computer Kft.-t megalapító Streicher Zsolt, aki ekkor már főállásban foglalkozott a termékek – a háziorvosi, üzemorvosi, szakorvosi, menedzserszűrő szoftverek - sikeressé tételével. A cég által fejlesztett programok hamarosan az ország egyik legnépszerűbb és legkeresettebb orvosi rendszerei lettek, napjainkban pedig már több mint 1000 rendelőintézetben használják a Microsoft Visual FoxPro környezet alatt készülő és folyamatosan frissített fejlesztéseiket.
Azóta is folyamatos a növekedés – tudjuk meg az immáron 15 fős, 3 millió forint alaptőkéjű, a tavalyi évben 80 millió forint árbevételt elérő kft. ügyvezetőjétől. „Mára elmondhatjuk, hogy Windows-környezetben az orvosi szoftverek terén piacvezetők vagyunk Magyarországon, a teljes piacon pedig – ahol sajnos még manapság is sok a régi operációs rendszerre fejlesztett program – tizenöt-húsz százalékos részesedést szereztünk”.
(A cég 15 fős létszámából 5-5 fő dolgozik a fejlesztési, az ügyfélszolgálati részlegeken, míg további 5 főt tesz ki az ügyvitel, beleértve a cég vezetőségét is.)
A probléma, a feladat
Azonban nem csak a hazai egészségügy rendszerei szorulnak modernizációra, de egy szoftverfejlesztő cég is fejleszteni kényszerül, kiváltképp, ha olyan lendületesen fejlődik, mint a PROFIX Computer.
A vállalkozásnál 2005 februárjáig még nem volt központi szerver. Mindössze egy egyenrangú (peer-to-peer) hálózaton dolgoztak, ahol az egyik erre kijelölt munkaállomáson megosztott mappákban tárolták a közösen használt adatokat. Nem lehetett beállítani a felhasználói jogosultságokat és teljesen követhetetlen volt, hogy ki mit csinál. Tartani kellett tőle, hogy valaki felülír egy közösen szerkesztett dokumentumot, és mivel nem készült megfelelő gyakorisággal biztonsági másolat, nem volt mód a korábbi fájlverzióra való visszatérésre. Problémás volt az információk megtalálása is, hiszen a fájlok nevéből kellett beazonosítani azok tartalmát, ez azonban néha nem ment könnyen.
E mellett 2005 elején a cégnél – mivel kapacitásaikat korábban inkább saját programjaik fejlesztésére és piacszerzésre fordították - még sok dolgot papír alapon vezettek, ami 1000 ügyfél és az akkori 13 kolléga esetében már nem kis nehézséget okozott. Bár a cég használt egy öt-hat éves saját fejlesztésű ügyfélkezelő programot is, ezt addigra a folyamatos növekedés miatt kinőtték, lassú volt és funkcionális hiányosságai voltak. Érezhető volt, hogy ha nem találnak ki valamit, akkor az ügyfelektől érkező számos kérdésre, megkeresésre nem fognak tudni kellő gyorsasággal reagálni, mert a válaszhoz szükséges adatok megtalálása hosszú időt vesz igénybe. Stratégiai célként fogalmazódott meg egy CRM rendszer bevezetése is a partnerek jobb kiszolgálása érdekében, ehhez azonban meg kellett teremteni az SQL-es alapokat. Egyértelmű igény volt egy hatékony vállalati információs rendszer, egy intranet kiépítése is, ahol minden fontos céges információ digitalizálva könnyen megtalálható, hasznosítható.
Felmerült még az is, hogy az addig az internetszolgáltatójuknál lévő elektronikus levelezésüket hogyan menedzselhetnék saját maguk, hogyan lehetne minden munkatársnak saját e-mail címe, illetve hogyan tehetnék elérhetővé költségtakarékos és biztonságos módon az összes munkatárs számára az internetet. Az e-mail kérdés azért is volt jelentős, mert a cég ügyfélszolgálatára számos megkeresés érkezik elektronikus úton, sok partnerrel tartják így a kapcsolatot.
További az ügyvezetőt gondolkodásra késztető feladat volt, hogy miután egyre többször járta az országot, keresett fel leendő vagy már meglévő ügyfeleket, hogyan érhetné el a cég rendszerét, különböző fontos adatait a távolból is. De a távelérés kiépítése azért is szükségessé vált, mert családjával Győrbe költözött, és szerette volna, ha továbbra is rálátása van a folyamatokra, és ehhez nem kell nap mint nap Hódmezővásárhelyre utazni. Egy ilyen utazás ugyanis még kedvező időjárás esetén is körülbelül 2x3 órát vesz igénybe személyautóval.
Megoldás
A PROFIX Computer vezetője 2005 februárjában alapvetően két lehetséges alternatíván kezdett gondolkodni. Az egyik az volt, hogy szoftverfejlesztő cég lévén maguknak készítenek egy – az igényeiket minden szempontból kielégítő – megoldást, ám ennek ötlete csöppet sem tűnt racionálisnak. Hiszen egyrészt túl sok időt vett volna igénybe a fejlesztés, másrészt ez jóval drágább is, mert a programozóik addig nem az orvosi szoftverekkel foglalkoznak. A saját fejlesztés ötletének elvetése után a piacon kezdtek szétnézni, ám mivel valamennyi irodai dolgozó is a Windows környezetet ismerte és a cég által fejlesztett orvosi program is Windows alapú, ezért „ez eleve meghatározta, hogy miben kell gondolkodni” – mondja Streicher Zsolt.
Előnyök
Költségtakarékos
„Akkoriban sokat beszélgettem egy Microsoft-rendszermérnökkel a problémánkról, és tőle hallottam először, hogy a Microsoft Windows Small Business Server (SBS) 2003 Premium Edition milyen komoly beépített belső információs (például intranetes) lehetőségekkel és egyéb funkciókkal rendelkezik. Amikor pedig megtudtam, hogy a Microsoft partnerprogramjához való csatlakozásnak köszönhetően a korábbinál még egyértelműen kevesebb is lesz az éves licencdíjunk, azonnal döntöttem – méghozzá az SBS 2003 Premium Edition mellett. Az előfizetési konstrukció keretében egyébként több más értékes programot is külön díj nélkül megkapunk, így például a fejlesztői szoftvereket és a többi irodai szoftvert, méghozzá mindig a legújabb verziót. Nem mellékes szempont, hogy az éves előfizetési díjért cserébe még Microsoft Certified Partner-i címet is kaptunk, ami azt jelenti, hogy bevizsgálják az orvosi szoftverünket, hogy az minden tekintetben kompatibilis-e a Windows-zal, és ezt a minősítést használhatjuk is a marketingkommunikációnkban”.
A Microsoft SBS 2003 telepítése több más szempontból is költségtakarékos megoldásnak bizonyult, például azáltal, hogy egyetlen központi szervergép szolgálja ki a PROFIX Computer teljes hálózatát, tehát nem kellett több hardvert és szerverterméket külön-külön megvásárolni, bekonfigurálni. Az SBS 2003 Premium Edition többek között még egy SQL Servert is tartalmaz, ami a kiépítendő CRM rendszer alapját is képezheti majd. Költségmegtakarítást jelent az internet megosztása is, hiszen így a kiépített szélessávú kapcsolaton több munkatárs is dolgozhat egyszerre, jól szabályozható módon – természetesen ez is az SBS 2003 megoldás segítségével történik. (Ráadásul a prémium változat az ISA alkalmazásszintű tűzfalszervert is tartalmazza, ami magasabb szintű biztonságot tesz lehetővé.)
Az SBS csomaggal érkező Exchange Serverrel oldották meg a céges levelezést is. „Kiválóan és rugalmasan konfigurálható, megbízható e-mail kiszolgálót kaptunk az SBS-sel” – fűzi hozzá Streicher Zsolt, aki egyébként az ügyvezető igazgatói munkája mellett maga látja el az SBS hálózat rendszergazdai teendőit is, sőt az SBS 2003-at is saját kezűleg ő helyezte üzembe. Egyébként nincs nehéz dolga, hiszen „hetente egyszer ránézek, hogy rendben működik-e az automatikus archiválás, minden szükséges folyamat lefutott-e. Nincsen vele érdemben teendőm, nagyon megbízható, jól működik. És annak idején a telepítése sem okozott különösebb gondot. Az, hogy a rendszer menedzselése nem kíván külön, teljes munkaidős rendszergazdát, további gazdasági előnyt jelent” – hoz egy másik példát arra, hogyan tudott a kft. az SBS 2003 segítségével költséget megtakarítani.
Interaktív
Az igazgató egyébiránt e-mailben és SMS-ben is értesül a rendszerrel kapcsolatos fontos eseményekről, sőt például akkor is azonnal pittyen a telefonja, ha a kijelölt, fontosabb anyagokat tartalmazó SharePoint Services intranetes mappába valamelyik kollégája új dokumentumot helyez el. Az SBS 2003 kisvállalati megoldásnak ugyanis része a SharePoint Services v2 intranetes megoldás is, amit a PROFIX Computernél maximálisan ki is használnak. „Mára elértük, hogy az üzleti folyamatainkkal kapcsolatos dokumentumok legalább 90 százaléka az SBS-en rendszerezve elérhető. Ez nagyban megkönnyíti az új munkatársak beilleszkedését is. Korábban a frissen érkezett kollégákat fejből kellett betanítani, most viszont minden információt maguk is elérhetnek, átláthatóvá váltak a folyamataink és csökkent a betanításuk ideje és költsége” – sorolja tovább a small-business megoldás üzleti előnyeit az elsőszámú vezető. Streicher Zsolt nagyra értékeli, hogy például a nemrégiben érkezett 2 új dolgozó az SBS révén már az első napokban sem hibázott, mindig tisztában volt vele, mit hogy kell tenni az adott feladat alkalmával, mert az intraneten minden információt megtaláltak. Nem csak az alkalmazottak nem hibáztak, a Microsoft szoftvere is jól vizsgázott tehát.
„A SharePoint felületen keresztül különböző híreket is megosztok a kollégákkal, akik így mindig értesülnek a vállalatunkkal kapcsolatos újdonságokról, sőt olyan marketingtippeket is közzéteszünk itt, amelyek például arról szólnak, hogy hogyan bánjunk az ügyfelekkel. Szintén a SharePointot használjuk az orvosi szoftvereink legújabb változatainak tesztelésekor. Olyan űrlapokat készítettük, amelyekkel a tesztelésbe bevont kollégák visszakereshető módon egymást értesíthetik a felfedezett problémákról” – említ ismét az SBS-sel együtt megkapott intranetes megoldással kapcsolatos jelentős változást a menedzser. (Az űrlapokon keresztüli hibákról a fejlesztők kiértesítéseket kapnak napi gyakorisággal.)
És bár az intraneten keresztül akár arról is szavazhat a vállalati team, hogy hol legyen a következő céges buli, talán mégis az a legfontosabb az SBS-sel kapcsolatban, hogy „bár havonta 5-6000 kilométert utazom, mégis mindig pontosan tudom az automatikus rendszerértesítések révén, ha valami fontos dolog történik a cégnél. A VPN kapcsolat miatt a világ bármely, internettel lefedett pontjáról fel tudok lépni a hálózatunkra és el tudom érni a konkrét vállalati információinkat is” – számol be Streicher. Mint mondja „ha az internet-kapcsolat megfelelő, akkor a VPN-es kapcsolódás tényleg olyan, mintha itt ülnék az irodában. Ezért aztán naponta több órán keresztül dolgozom így”.
Biztonságos
Ennek kapcsán hozzáteszi: „Mivel a rendszeren kritikus céges információk is elérhetők, nagyon fontos a szerver sebezhetetlensége. De teljes mértékben biztonságban érezzük magunkat, illetve az adatokat. Az SBS 2003-as hálózatunkat a bevezetés óta eltelt több mint egy év alatt egyszer sem tudták megtámadni illetéktelenek. Esélyük sem lenne.”
Az adatok biztonságát szavatolja a SharePoint Services v2-ben lévő verziókövetés lehetősége is. Ez azt jelenti, hogy ha egy közösen szerkesztett fájlt több felhasználó is elmentett, akkor sem kell tartani az adatok elvesztésétől, mert a mappa tulajdonosa mindig visszaállhat az általa támogatott változatra. Legalább ilyen fontos változás az SBS 2003 bevezetése óta, hogy az Active Directory révén a korábbi, osztott meghajtós megoldáshoz képest sokkal jobban beállíthatók a jogosultsági szintek, vagyis hogy az adott felhasználó mit tehet meg, és mit nem. (Az Active Directory-nak köszönhetően nem okoz gondot egy új user hozzáadása és az sem, ha valamelyik dolgozó nem a saját asztalánál kíván leülni. A szintén az adatok biztonsága szempontból fontos automatikus archiválást pedig az ügyvezető korábban már említette.)
Az ügyfeleknek is kedvez
Arra a kérdésemre, hogy az ügyfelek számára is hozott-e változást az SBS 2003 üzembe helyezése, Streicher Zsolt így felel. „Igen. Lényegesen hamarabb tudunk reagálni az ügyfelek megkereséseire, többek között azért, mert a rendszerünkön könnyen megtudunk találni minden adatot. A kérdéseikre választ adó személy mindig képben van az előzményekkel kapcsolatban. A partnereink érzik, hogy pontosan és gyorsan szolgáltatunk.” Mindehhez persze az is kellett, hogy a PROFIX Computernél dolgozó kollégák is megszeressék és használják az SBS-t. Ezzel sem volt gond, hiszen – mint megtudjuk - a telepítést követően 1-2 közös tréning elegendőnek bizonyult mindenki számára, ami a rengeteg Microsoft dokumentáció és a jól ismert magyar nyelvű felhasználói felületnek köszönhető.
A jövőbeli irány
A PROFIX Computernél azt mondják, „az SBS és a SharePoint technológia annyira bejött, hogy már vizsgáljuk, hogyan építhetnénk közösségi portált erre a megoldásra alapozva, ami az orvosok közötti információcserét segítené. Szintén erre a szervertermékre építik majd a bevezetendő CRM rendszert is, hiszen az SQL-t az SBS-sel együtt már megkapták, így tehát adatbázis-kezelő szervert már nem kell vásárolni.”
Kapcsolódó linkek: Microsoft Magyarország |
