Figyelem!
A megtekinteni kívánt tartalom inaktív.
Pályázati kiírás a Magyar Diabetes Társaság 2015. évi Kongresszusának szervezésére és lebonyolítására 2014.09.11. | Magyar Diabetes Társaság | Hírkategória: Általános A Magyar Diabetes Társaság vezetősége 2014. augusztus 31-én hozott határozata alapján évente rendezi meg országos kongresszusait. A 2015. évi kongresszus szervezési feladatainak ellátására az alábbi pályázatot írja ki.
A kongresszus fontosabb adatai: - a kongresszus időpontja: 2015. május 14-16. - várható létszám: 1300 fő - tudományos program teremigénye: 1 plenáris, és 2 szekcióterem - kiállítás helyigénye: kb. 1.500 m2 A rendezvényekkel kapcsolatos általános szervezési feladatok: - Absztraktfüzet összeállítása, előadás absztraktok rendszerezése és lektoráltatása (megjelentetés: Diabetologia Hungarica Supplementum) - Általános arculat tervezés, meghívók, programok, egyéb grafikai és nyomdai munkák (roll-upok, molinók, belépők, stb.) - Busztranszferek megrendelése és szervezése - Fotózás-videózás megszervezése, internetes fotóalbum és fotó-video DVD elkészíttetése - Jelenléti ív összeállítása, érkezők fogadásának, regisztrációjának előkészítése, regisztráció eszközeinek biztosítása és lebonyolítása - Jelentkezői emailek, levelek, faxok fogadása, feldolgozása - Kapcsolattartás a szponzorokkal, hirdetési anyagaik (grafika) begyűjtése, javítása - Kapcsolattartás az előadókkal, VIP meghívók küldése, VIP szállásfoglalás, programok és utaztatás szervezése - Kongresszusi táskák, kitűzők összeállítása, előkészítése - Mobil alkalmazás elkészíttetése iOS és Android eszközökre - On-line regisztrációs és absztrakt beküldő rendszer elkészíttetése, frissítése és üzemeltetése - Orvosszakmai weblapokon történő megjelenés biztosítása - Programfüzet és meghívó összeállítása, grafikai és tördeléses munkák ellenőrzése, javítása, nyomtatás előkészítése - Regisztráció orvosok és szakdolgozók számára - Rendezvény helyszínek felmérése, ajánlatok bekérése, helyfoglalás, étkezések és szociális programok megrendelése, szerződéskötések - Rendezvény honlap elkészíttetése, üzemeltetése és folyamatos frissítése - Rendezvény teljes körű, folyamatos felügyelete - Résztvevők és szponzorok adatbázisának összeállítása, jóváhagyatása és kiegészítése - Résztvevők és szponzorok kiértesítése - Szponzori jelentkezések feldolgozása, számlázás és szerződések megkötése - Szponzori kiállítás berendezése, kiállítási alaprajz elkészítése, építés-bontás megszervezése, technikai személyzet és eszközök biztosítása - Társasági programok megszervezése - Technikai eszközök biztosítása a tudományos programhoz ill. a társasági programokhoz - Technikusok és hostessek biztosítása - Teljes körű pénzügyi lebonyolítás, a rendezvény után részletes pénzügyi elszámolás benyújtása - Teljes körű szállás ügyintézés - Tudományos és társasági programok helyszíneinek előkészítése, berendezése, technika beállítása - Tudományos/továbbképző kreditpont intézés orvosok, szakdolgozók számára - Tudományos program összeállítása a szakmai szervezők segítségével - Visszaigazolások, csekkek és/vagy számlák postázása - Minden egyéb, a zökkenőmentes és színvonalas lebonyolításhoz szükséges és fent meg nem nevezett feladat A pályázatnak tartalmaznia kell az alábbiakat: - A pályázó cég nevét - A kongresszus helyszínére vonatkozó javaslatot - A benyújtandó árajánlatot az alábbi szempontok szerint: ---a felsorolt általános szervezési feladatokat magában foglaló szervezői munkadíj ajánlat (a rendezvény szervezésével kapcsolatosan felmerülő, előre nem tudható költségek nélkül) ---árajánlat érvényessége ---ajánlott kongresszusi helyszínek leírása és bemutatása ---a kongresszus vendégeinek elszállásolására alkalmas szállodák bemutatása ---a nyitó fogadás, gálavacsora és záróvacsora helyszíneinek bemutatása Pályázathoz csatolandó: - pályázó cég bemutatkozó anyaga - az elmúlt 5 év fontosabb referenciáinak felsorolása (rendezvény megnevezése, helyszín, időpont, résztvevők száma, szervező partner/megbízó megnevezése) - a cég pénzügyi megbízhatóságát igazoló irat (együttes NAV-VPOP adóigazolás vagy köztartozásmentes adózói adatbázis tagság igazolása) A pályázat beadásának határideje: 2014. november 1. A pályázatot (nyomtatott és elektronikus formában) az MDT irodába kell eljuttatni. A pályázóknak pályázatukat az MDT 2014. november 11-én 15.00-kor kezdődő vezetőségi ülésén (helyszín: MDT iroda) be kell mutatniuk, melyet követően a vezetőség értékeli a pályázatokat, dönt a nyertes pályázatról és az eredményt helyben kihirdeti.
Kapcsolódó dokumentumok(1)